Privacyverklaring C-smart Connect
Versie 2.0 — laatst bijgewerkt op 26 augustus 2026.
C-smart hecht veel belang aan uw privacy. In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens we in het klantenportaal C-smart Connect verwerken, waarom en op welke rechtsgrond, waar ze worden opgeslagen, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en welke rechten u kan uitoefenen. Deze verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG/GDPR).
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
C-smart is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via het klantenportaal C-smart Connect worden verwerkt. C-smart is een dienstverlenende vereniging van en voor Vlaamse lokale besturen en ondersteunt haar vennoten onder meer op het vlak van informatieveiligheid, gegevensbescherming, digitalisering, raamovereenkomsten en AI-governance.
Voor alle vragen over deze verklaring of over de verwerking van uw gegevens kan u terecht bij privacy@c-smart.be. C-smart heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld; u bereikt de DPO via hetzelfde adres met vermelding "t.a.v. de DPO".
Deze verklaring gaat uitsluitend over C-smart Connect (het extranet/klantenportaal). Voor de verwerkingen die C-smart als verwerker uitvoert in opdracht van een lokaal bestuur — bijvoorbeeld in het kader van de DPO- of informatieveiligheidsdienstverlening — geldt de verwerkersovereenkomst tussen C-smart en dat bestuur, en is het bestuur zelf verwerkingsverantwoordelijke.
2. Op wie is deze verklaring van toepassing?
Op iedereen met een account of vermelding in C-smart Connect: medewerkers en mandatarissen van aangesloten lokale besturen (gebruikers, vertegenwoordigers en plaatsvervangers voor de algemene vergadering, bestuurders in de raad van bestuur) en medewerkers van C-smart die het portaal beheren of dienstverlening opvolgen.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
We verwerken uitsluitend professionele gegevens die nodig zijn om het portaal en de dienstverlening te laten werken. We verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens (zoals gezondheids- of biometrische gegevens) en we doen niet aan profilering of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg.
| Categorie | Concrete gegevens |
|---|---|
| Identificatie en account | Voornaam, familienaam, professioneel e-mailadres, het lokaal bestuur waaraan u gekoppeld bent, functie/ambt, toegekende rollen en functierollen, aanmaakdatum van het account. |
| Authenticatie | Versleuteld (gehasht) wachtwoord, tijdstip van laatste aanmelding, tokens voor wachtwoordherstel. C-smart kan uw wachtwoord niet inkijken. |
| Contactgegevens | Telefoonnummer — enkel verplicht bij inschrijving voor de algemene vergadering (als vertegenwoordiger of plaatsvervanger), zodat wij u de dag zelf kunnen bereiken. |
| Deelname en mandaten | Inschrijvingen en uitschrijvingen voor algemene vergaderingen, raad van bestuur en activiteiten, met tijdstip, aanwezigheidsvorm (fysiek/digitaal). C-smart bepaalt op basis van deze inschrijvingen wie een bestuur stemgerechtigd vertegenwoordigt. |
| Inhoud die u zelf plaatst | Berichten en reacties op het discussieplatform bij activiteiten, inclusief tijdstip van plaatsing en wijziging. |
| Dienstverlening en dossiers | Toetredingen tot de aankoopcentrale en raamovereenkomsten, afgenomen C-smart-diensten, rapporten (bv. GAS 5-rapportering) die voor uw bestuur beschikbaar worden gesteld, en contactmomenten die daaruit voortvloeien. |
| Meldingen en communicatie | Notificaties in het portaal en de e-mails die daaraan gekoppeld zijn (bv. bevestiging van inschrijving, wijziging van een inschrijving, nieuw rapport beschikbaar), inclusief verzendstatus. |
| Technische logs | Beperkte server- en beveiligingslogs (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, foutmeldingen) die nodig zijn voor de beveiliging, de beschikbaarheid en het opsporen van misbruik. |
4. Waarvoor gebruiken we ze en op welke rechtsgrond?
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Aanmaken en beheren van uw account, toegangsbeheer en rolgebaseerde afscherming van documenten. | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) van C-smart en van uw bestuur bij een veilig samenwerkingsplatform. |
| Organisatie van de algemene vergadering en de raad van bestuur: inschrijvingen, aanwezigheidslijsten, volmachten, notulen. | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) op basis van het Decreet Lokaal Bestuur en de statuten van C-smart. |
| Organisatie van activiteiten, opleidingen en ledenmomenten, inclusief deelnemerslijsten en het discussieplatform. | Uitvoering van de overeenkomst met uw bestuur (art. 6.1.b) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). |
| Uitvoering en opvolging van raamovereenkomsten, toetredingen en de C-smart-dienstverlening, inclusief het ter beschikking stellen van rapporten. | Uitvoering van de overeenkomst met uw bestuur (art. 6.1.b). |
| Versturen van functionele e-mails en notificaties over vergaderingen, activiteiten, rapporten en portaalwijzigingen. | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). |
| Beveiliging, logging, back-ups, misbruikdetectie en het technisch onderhoud van het platform. | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) en wettelijke verplichting inzake passende beveiliging (art. 32). |
5. Waar en door wie worden uw gegevens verwerkt?
Alle persoonsgegevens van C-smart Connect worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER), op infrastructuur in Europese datacenters. Er vinden geen structurele doorgiften plaats naar landen buiten de EER. Indien een doorgift toch onvermijdelijk zou worden, gebeurt die uitsluitend op basis van een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende technische maatregelen.
C-smart doet een beroep op een beperkt aantal verwerkers, telkens met een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG:
- Hostingpartner voor de applicatie en de databank (EU-regio) — opslag van accounts, inschrijvingen, berichten en documenten.
- Aanbieder van transactionele e-mail — verzending van notificaties en wachtwoordherstel (naam, e-mailadres en de inhoud van de melding).
- Softwareleveranciers en IT-partners van C-smart die onderhoud of ondersteuning leveren, met toegang enkel op basis van need-to-know en steeds onder toezicht van C-smart.
6. Met wie delen we uw gegevens?
Uw gegevens worden nooit verkocht en niet gebruikt voor commerciële profilering of reclame door derden.
- Binnen uw eigen lokaal bestuur: collega's met een account bij hetzelfde bestuur zien wie er namens het bestuur is ingeschreven voor een vergadering of activiteit en welke diensten en toetredingen lopen.
- Andere aangesloten besturen: bij een algemene vergadering en bij activiteiten kunnen de naam, het bestuur en de functie van deelnemers zichtbaar zijn op deelnemers- en aanwezigheidslijsten; berichten op het discussieplatform zijn zichtbaar voor de deelnemers van die activiteit.
- C-smart-medewerkers: enkel voor zover hun rol dat vereist. Rollen en toegangen worden beheerd door de beheerder van C-smart Connect. Documenten van de raad van bestuur zijn uitsluitend toegankelijk voor bestuurders en de beheerder.
- Leveranciers binnen een raamovereenkomst: enkel de contactgegevens die u of uw bestuur uitdrukkelijk meedeelt bij een toetreding of bestelaanvraag.
- Overheden en toezichthouders: enkel wanneer een wettelijke verplichting of een gerechtelijk bevel ons daartoe verplicht.
7. Hoe lang bewaren we uw gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Accountgegevens en rollen | Zolang u gekoppeld bent aan een aangesloten bestuur. Na melding van uw uitdiensttreding of op vraag van uw bestuur wordt het account gedeactiveerd en binnen 6 maanden verwijderd of geanonimiseerd. |
| Inschrijvingen en aanwezigheden voor de algemene vergadering en de raad van bestuur | 10 jaar, als onderdeel van de vennootschapsrechtelijke en decretale documentatie (notulen en aanwezigheidslijsten). |
| Inschrijvingen voor activiteiten | Maximaal 3 jaar na de activiteit, daarna enkel geaggregeerde (niet-herleidbare) deelnamecijfers. |
| Berichten op het discussieplatform | Tot 2 jaar na afloop van de activiteit, of eerder wanneer u het bericht zelf verwijdert. |
| Rapporten en dossiers van de dienstverlening | Zolang de dienstverlening loopt, verlengd met 5 jaar na beëindiging, in functie van verantwoording en opvolging. |
| Technische en beveiligingslogs | Maximaal 12 maanden. |
8. Hoe beveiligen we uw gegevens?
- Versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag van de databank en documenten.
- Wachtwoorden worden uitsluitend gehasht bewaard; niemand bij C-smart kan ze inkijken.
- Toegang op basis van rollen en rijgebaseerde beveiliging in de databank: u ziet enkel de gegevens en documenten waarvoor uw rol of uw bestuur gemachtigd is.
- Vier toegangsniveaus voor documenten: publiek, alle aangemelde besturen, enkel toegetreden besturen en enkel C-smart.
- Logging van beheershandelingen, periodieke back-ups en een herstelprocedure.
- Een intern beleid inzake datalekken: elk incident wordt geregistreerd en, waar vereist, binnen 72 uur gemeld aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en aan de betrokken besturen.
9. Cookies en tracking
C-smart Connect gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke cookies en lokale opslag om uw aanmeldsessie en voorkeuren te bewaren. Er worden geen analytische, advertentie- of trackingcookies van derden geplaatst en er is dus geen cookietoestemming vereist.
10. Uw rechten als betrokkene
U heeft op grond van de artikelen 15 tot en met 22 AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage: een kopie krijgen van de gegevens die we over u verwerken. In uw profiel kan u uw eigen gegevens ook zelf exporteren.
- Recht op verbetering: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
- Recht op gegevenswissing: verwijdering vragen wanneer de gegevens niet langer nodig zijn en er geen wettelijke bewaarplicht geldt.
- Recht op beperking van de verwerking, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw gegevens wordt nagegaan.
- Recht op overdraagbaarheid van de gegevens die u zelf heeft aangeleverd, in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
- Recht van bezwaar tegen verwerkingen op basis van een gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie.
- Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.
11. Hoe oefent u uw rechten uit?
Stuur uw vraag naar privacy@c-smart.be, met vermelding van uw naam en het bestuur waaraan u gekoppeld bent. Wij kunnen u vragen om uw identiteit te bevestigen voor we gevolg geven aan uw verzoek. U krijgt binnen 30 kalenderdagen antwoord; bij complexe verzoeken kan deze termijn eenmaal met 60 dagen worden verlengd, wat we u dan tijdig laten weten.
Bent u niet tevreden met onze reactie, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
12. Wijzigingen aan deze verklaring
We passen deze verklaring aan wanneer het portaal of de regelgeving wijzigt. De datum onderaan geeft de laatste versie weer. Bij ingrijpende wijzigingen brengen we u via een melding in C-smart Connect op de hoogte.
Vragen over deze verklaring? Mail naar privacy@c-smart.be.